Τι είναι Συνοδευτική Επιστολή.

Ο ρόλος της
Απαραίτητα η συνοδευτική επιστολή, αποτελεί μέρος ενός ολοκληρωμένου e-mail, για την προώθηση του βιογραφικού σας και θα χρησιμοποιηθεί ακόμη και αν καταθέσετε το βιογραφικό σας αυτοπροσώπως.
Η συνοδευτική επιστολή είναι αυτή που θα μεταφέρει το προσωπικό στοιχείο στον παραλήπτη του βιογραφικού σας και η οποία γράφεται και απευθύνεται σε ένα συγκεκριμένο εργοδότη.
Το προσωπικό στοιχείο επιτυγχάνεται με την προσφώνηση του παραλήπτη, καθώς και με ένα προσωπικό επιστολόχαρτο, που θα περιλαμβάνει την επωνυμία σας, την ιδιότητά σας, τη διεύθυνσή σας και τα στοιχεία επικοινωνίας. Το μήκος της συνοδευτικής επιστολής δεν πρέπει να είναι μεγάλο. Το κείμενο θα πρέπει να χωρά σε μια σελίδα Α4 και να μην ξεπερνά τις 2-3 παραγράφους.
Επισημαίνω ότι η συνοδευτική επιστολή, γράφεται εάν έχουμε στο μυαλό μας, ένα συγκεκριμένο εργοδότη. Γι αυτό σκόπιμο είναι, να φροντίσετε να πληροφορηθείτε την επωνυμία και τη θέση του προσώπου με το οποίο θα κάνετε τη συνέντευξη.
Στη συνοδευτική επιστολή, καταγράφοντας νοητά τις ανάγκες της εταιρίας που απευθύνεστε, "πουλάτε" μια συγκεκριμένη ικανότητα, που μπορείτε να προσφέρετε στην εταιρία. Θα πρέπει δηλαδή η συνοδευτική επιστολή σας, να εμπεριέχει αυτό που καλούμε στο μάρκετινγκ, στρατηγικό πυρήνα. Επικεντρωθείτε σε μια έως τρεις το πολύ ικανότητές σας.
Το μήνυμά σας πρέπει να είναι ξεκάθαρο. Στο τέλος της επιστολής, εκφράστε την επιθυμία σας για τη συνέντευξη και προτείνετε το χρόνο. Έμμεσα υποκινεί σε δράση το δυνητικό σας εργοδότη. Ακόμη σε όλη την παρουσίασή σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στοιχεία από τη δημοσίευση της εταιρείας, εάν πληροφορηθήκατε τη θέση από αγγελία. Φανερώνετε στον υποψήφιο εργοδότη σας, ότι προσέξατε την καταχώρησή του και τις ανάγκες της εταιρείας.

Ο ρόλος του φακέλου αποστολής
Εάν αποστείλετε ταχυδρομικά το βιογραφικό σας, δώστε μεγάλη σημασία στο φάκελο. Το σχήμα, το χαρτί και το χρώμα, μπορούν να επηρεάσουν την ανταπόκριση. Το κατάλληλο χρώμα είναι το λευκό. Προσέξτε το δίπλωμα της επιστολής και τον τρόπο τοποθέτησής της, ώστε να μην καταστρέφεται κατά το άνοιγμα. Δώστε βαρύτητα στην ποιότητα του φακέλου.
Γράψτε με καθαρά στοιχεία, τη δικής σας επωνυμία και τη διεύθυνση, καθώς και τα στοιχεία του παραλήπτη, τη θέση του στην εταιρεία και τη διεύθυνση. Εάν έχετε τη δυνατότητα, χρησιμοποιείστε αυτοκόλλητες ετικέτες, ή τυπώστε το φάκελο σε printer.
Επίσης, πριν την αποστολή του e-mail, καταχωρείστε στο αρχείο σας, την ημερομηνία της αποστολής, την εταιρεία, τον παραλήπτη, με πλήρη διεύθυνση, τηλέφωνα και παρατηρήσεις για το πως πληροφορηθήκατε τη θέση. Επίσης κάντε την ίδια διαδικασία, για πιθανούς δυνητικούς εργοδότες. Σχηματίζετε έτσι μια πολύτιμη βάση δεδομένων.

Βασίλειος Γαλάνης
Marketing Manager/Σύμβουλος Επιχειρήσεων
Καθηγητής- Συγγραφέας-Εισηγητής Ειδικών Σεμιναρίων