GoingForward - O ρόλος της Βοηθού Διοίκησης στο σύγχρονο επιχειρηματικό κόσμο

Τα τελευταία χρόνια ο κόσμος έχει δεχτεί ριζικές αλλαγές – οργανωτική αναδόμησης, παγκοσμιοποίηση και επέκταση των νέων τεχνολογιών που έχουν μετασχηματίσει τον εργασιακό χώρο.

Ο ρόλος της γραμματέως – βοηθού διοίκησης αναπτύσσεται σε ένα διαφορετικό από τα καθορισμένα μέχρι τώρα πρότυπα, που απαιτεί, εμπειρία ικανότητας σε τομείς όπως η τεχνολογία, η διοίκηση ανθρώπινου δυναμικού, και γνώση των λειτουργιών μιας επιχείρησης, τομείς με όλο και αυξανόμενες ευθύνες που θα ασκούν άμεση επίδραση στην επιτυχία της επιχείρησης που εργάζεται.

Οι επιχειρήσεις έχουν μια ξεκάθαρη εικόνα όταν σκέφτονται πως θα πρέπει να είναι ο ρόλος της Βοηθού Διοίκησης και ποια η σχέση της μέσα στην ομάδα. Μπορούν να ορίσουν πια τους τομείς ανάπτυξης για τις ΒΔ – δηλαδή πράγματα που πραγματικά οι Management Assistants θα έπρεπε να κάνουν και δεν κάνουν.

Για πολλά χρόνια, ακόμα και στις μέρες μας, ο ρόλος της γραμματέως, συχνά υποτιμάται και υποβαθμίζεται. Είθισται όχι μόνο να μην θεωρείται πρώτη επιλογή για ένα εργαζόμενο, αντίθετα αντιμετωπίζεται ως εύκολη λύση ανάγκης, που μπορεί να αναλάβει ο οποιοσδήποτε. Πόσο εύκολη όμως είναι η δουλειά της γραμματειακής υποστήριξης σήμερα και πόσο απλά μπορεί κάποιος να την επιτελέσει;

Η σύγχρονη ονομασία του επαγγέλματος είναι βοηθός διοίκησης (στην αγγλική γλώσσα management assistant). Γίνεται αντιληπτό από τον τίτλο ότι αναφερόμαστε σε μία κομβική θέση εργασίας, όπου ο εργαζόμενος βοηθά τον διευθυντή της εταιρίας να εκτελέσει το έργο του, δηλαδή τη διοίκηση της εταιρίας. Οι καλοί βοηθοί διοίκησης είναι δίπλα στους manager τους και τους δίνουν λύσεις σε πρακτικά και όχι μόνο προβλήματα. Αναλαμβάνουν να αποφασίσουν για αυτούς πως θα αξιοποιηθεί ο χρόνος τους πιο λειτουργικά, διαθέτοντας κριτική και αναλυτική σκέψη, όλα αυτά δε σε γρήγορες ταχύτητες. Φιλτράρουν τις πληροφορίες που φτάσουν σε εκείνους, δημιουργώντας τους χώρο και χρόνο για να ασκήσουν απερίσπαστοι τα καθήκοντά τους. Φροντίζουν τις λεπτομέρειες ούτως ώστε να μπορούν οι διευθυντές τους να λάβουν τις κατάλληλες αποφάσεις χωρίς η προσοχήτους να αποσπάται από το μη σημαντικό αλλά να επικεντρώνεται στο ουσιώδες. Στο εξωτερικό οι βοηθοί διοίκησης ονομάζονται «gate keepers» καθώς εκείνοι «φυλούν» την είσοδο της κάθε εταιρίας. Μπορεί στο σύγχρονο management να έχει ξεπεραστεί το multitasking, ωστόσο στην καθημερινότητα των βοηθών διοίκησης αυτό είναι απλά ένα ανέκδοτο.

Χωρίς να αρνούμαστε τη σημασία που έχει η ικανότητα του κάθε manager να αξιοποιεί με τρόπο αποτελεσματικό τις ικανότητες κάθε βοηθού διοίκησης, σημειώνουμε ότι η θέση αυτή ενισχύεται από το πόσο κάθε βοηθός διοίκησης διαθέτει την αποφασιστικότητα και την ικανότητα να αναλάβει πρωτοβουλίες και να διεκπεραιώσει εργασίες και πέρα από τις αρχικά ζητούμενες. Οι καλοί βοηθοί διοίκησης, ως υπεύθυνοι εργαζόμενοι, προσπαθούν να κατανοήσουν τις ανάγκες της εταιρίας στην οποία εργάζονται, να διαχειρίζονται καταστάσεις και πρόσωπα με διπλωματία και ευελιξία, διαθέτοντας υψηλό επίπεδο συναισθηματικής νοημοσύνης.

Ο βοηθός διοίκησης είναι ζωτική σημασίας προσωπικότητα για την κάθε εταιρία και δεν αντικαθίσταται από κανένα application, τουλάχιστον μέχρι σήμερα. Σε αυτή την κρίσιμη περίοδο που η ανεργία αυξάνεται παρατηρούμε σε πολλές εταιρίες να αυξάνεται μεν η διοικητική εργασία, αλλά μειώνονται δραματικά οι αποτελεσματικοί βοηθοί, στους οποίους μπορεί να βασιστεί μία εταιρία.

Οι απαραίτητες αλλά και αδιαπραγμάτευτες ικανότητες για μια επαγγελματία Βοηθό Διοίκησης σήμερα και στο μέλλον θα είναι:

• Ορθή κρίση
• Εξασφαλίζει ότι τα πάντα λειτουργούν σύμφωνα με το πλάνο δράσης της εταιρείας
• Δημιουργική
• Αλληλεπιδρά και συνεργάζεται
• Να λειτουργεί συμβουλευτικά
• Λαμβάνει μέρος στην λήψη αποφάσεων
• Λειτουργεί “behind the scenes” υποστηρίζοντας τον προϊστάμενο της στο έργο του και όταν εκείνος απουσιάζει να μπορεί να ανταποκρίνεται σε μια κατάσταση όπως θα ανταποκρινόταν εκείνος και να δρα αντίστοιχα.
• Παρέχει σωστή εξυπηρέτηση, δηλαδή να βοηθάει τους ανθρώπους, συμπεριλαμβανομένων, των εσωτερικών της πελατών (συνάδελφοι, προϊστάμενοι, τμήματα) καθώς και τους εξωτερικούς πελάτες.
• Λειτουργεί ως «βαρόμετρο», έχοντας δηλαδή πλήρη επίγνωση του τι συμβαίνει στην εταιρεία ώστε να μπορεί είτε να καλύψει κάποια ανάγκη, για να αποτρέψει ή επισπεύσει κάποιο γεγονός και να μπορεί να ενημερώσει.
• Παρίστανται ενεργητικά στις ενδοεταιρικές συναντήσεις
• Διοικεί. Με άλλα λόγια η βοηθός Διοίκησης θα πρέπει να καθοδηγεί ή να ενθαρρύνει τον προϊστάμενο της όταν είναι απαραίτητο.
• Παίρνει πρωτοβουλίες
• Αναλαμβάνει την ευθύνη για τους δικούς της στόχους και θέτει προτεραιότητες
• Επιδεικνύει θετική συμπεριφορά ακόμα και σε απαιτητικές καταστάσεις, προσπαθεί να λύσει το πρόβλημα.
• Όταν καλείται να πετύχει τους στόχους της, πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα, από αυτά που αναφέρονται στην περιγραφή εργασίας της.
• Εισάγει βελτιώσεις στον τρόπο που τα πράγματα γίνονται και αναπτύσσει καινοτόμες πρακτικές
• Συνεχώς εκπαιδεύεται για την ανάπτυξη νέων δεξιοτήτων που θα ενισχύσουν την ικανότητα της να εξυπηρετεί αποτελεσματικά τη Διοίκηση της εταιρείας.

Ζούμε σε μια νέα οικονομία - που τροφοδοτείται από την τεχνολογία, από την πληροφορία και καθοδηγείται από την γνώση.

Ως επαγγελματίες βοηθοί διοίκησης θα πρέπει να συνεχίσουμε να αναπτύσσουμε νέες επαγγελματικές δεξιότητες, να επωφεληθούμε από τις νέες ευκαιρίες που παρουσιάζονται στον επαγγελματικό χώρο που κινούμαστε.

Η επιτυχία θα βασιστεί στη δυνατότητα μας να δημιουργήσουμε την στρατηγική εκείνη που θα βοηθήσει να προσαρμοστούμε στον σύνθετο επιχειρησιακό κόσμο και στην αντιμετώπιση των προκλήσεων με δημιουργικότητα και συνεχή εκπαίδευση.

Ελένη Ριζικιανού, Office Manager, ΜΕΝΤΩΡ Πραγματογνώμονες – Εκτιμητές – Μηχανικοί Α.Ε.
Τζίνα Θεοφιλίδου, Your Distance Assistance, Virtual Office Support